MANAJEMEN DATA Dan INFORMASI

MANAJEMEN DATA Dan INFORMASI

            Manajemen data adalah fungsi organisasi yang bertanggung jawab terhadap pengembangan kontrol sistematis terhadap pembuatan, penyimpanan, penelusuran juga pemeliharaan dan penempatan data. Fungsi yang luas tidak dapat dianggap sama dengan pekerjaan pengarsipan atau penyimpanan yang merupakan fase kecil dalam rentang hidup data. Tujuan program manajemen pendata yang dikembangkan dengan baik yang ada pada industri skala besar didiagramkan dalam Gambar 9-1. Konsep program ini diatur dalam siklus hidup dari pembuatan – penempatan data, dengan prosedur administrasi yang sesuai untuk menangani setiap tahapan siklus tersebut.

Tujuan Manajemen Data.

            Manajemen data, seperti fungsi manajemen lain, harus berorientasi hasil dan berfikir pelayanan. Ini berarti tujuan harus ditetapkan sebagai standar untuk mengukur kinerja program. Sebagai hasil dari tujuan pelayanan umum ini, muncul tujuan program yang lebih spesifik yaitu :

1. Menyediakan informasi akurat dan tepat waktu.
2. Mengembangkan dan mempertahankan satu sistem yang efisien untuk membuat, menyimpan, memanfaatkan, memelihara dan menempatkan informasi firma.
3. Melindungi kepentingan informasi firma, dan mendisain dan mengontrol standar yang efektif dan metode evaluasi periodik berkaitan dengan manajemen data, peralatan dan prosedur.
4. Membantu mendidik pegawai perusahaan dengan metode yang paling efektif untuk mengontrol dan mengolah data perusahaan.

Gambar 9-2 secara jelas menggambarkan setiap fase kontrol dalam program manajemen data dan yang paling penting tujuan setiap fase.

Organisasi Manajemen Data

Secara historis tanggung jawab fungsi kantor, termasuk kontrol terhadap datanya, telah dibebankan pada pengontrol, penyimpan atau sekretaris kantor, masing-masing memilikit tugas utama berkaitan dengan pengolahan data.

            Pengaturan manajemen data yang ditunjukkan Gambar 9-2 menempatkan fungsi tersebut dalam lingkungan alami dari aktivitas yang berkaitan. Dalam organisasi yang memberikan pengakuan penuh pada manajemen informasi pada tingkat top manajemen, posisi baru wakil presiden direktur untuk manajemen informasi telah dibuat.

            Dalam perusahaan kecil tingkat kekhususan ini tidak ditemukan, tetapi fungsi administrasi umum yang sama ada.

            Pada perusahaan lain, manajer pelayanan kantor dapat menangani pemilihan personel, penempatan pelatihan dan fungsi manajemen kantor umum termasuk kontrol data dan formulir, sementara jasa dan sistem pengolahan data mungkin tanggung jawab orang lain.

Administrasi Manajemen Data

            Administrasi manajemen data berarti penetapan tujuan yang tepat dan kemudian merencanakan dan mengorganisasi program untuk mencapainya.

            Sebagai seorang administrator, perhatian utama manajer data adalah apa informasi yang dibutuhkan perusahaan untuk mencapai tujuannya; dimana informasi ini dapat ditemukan; bagaimana cara terbaik menyimpan, mengolah dan menggunakan dan akhirnya bagaimana program dapat diadministrasikan pada waktu minimal dan biaya terendah.

Personal Manajemen Data. Karena program manajemen data meliputi seluruh firma, seorang eksekutif yang memahani kebutuhan informasi seluruh perusahaan, tujuannya dan strukturnya harus dipilih sebagai manajer data. Jenis posisi ini membutuhkan seorang umum yang mengenal prinsip manajemen, ekonomi dan akuntansi, juga seorang ahli dalam manajemen penyimpanan, penelusuran dan pengarsipan informasi.

            Melapor kepada manajer data umumnya petugas pengarsipan yang ditunjukkan pada Gambar 9-3.

Biaya Manajemen Data. Dalam pekerjaan manufaktur, akuntansi biaya telah lama digunakan untuk menentukan biaya langsung dan tidak langsung semua unit kerja yang dihasilkan. Gambar 9-4 mengidentifikasi biaya kertas kerja dalam pekerjaan administrasi yang harus dikontrol.

            Menghitung secara tepat biaya manajemen data menjadi tugas yang berbelit-belit karena banyaknya faktor biaya seperti gaji, sewa kantor dan perkiraan umur peralatan. Namun, sejumlah faktor dasar dapat ditentukan.

            Walaupun setiap faktor kerja menawarkan kesempatan yang baik untuk menghemat biaya kertas kerja, manajer harus memberikan perhatian utama pada pengurangan biaya personel yang umumnya merupakan 70 % sampai 80 % biaya pengarsipan.

            Sebagai tambahan, manajer data harus mengembangkan satu kesadaran biaya pada semua kerja dan menjalankan penggunaan waktu, peralatan dan persediaan yang lebih baik.

            Mengurangi Biaya Manajemen Data. Perang terhadap peningkatan biaya kantor adalah satu proses yang tidak pernah berhenti yang mengharuskan manajer kantor untuk mengkaji secara terus-menerus sistem pengarsipan untuk memastikan mereka memenuhi semua kebutuhan informasi perusahaan. Saran berikut dapat membantu manajer kantor mengurangi biaya dan pada saat yang sama meningkatkan efisiensi

1. Pemusatan arsip yang digunakan oleh semua departemen

1. Menyediakan tata letak untuk departemen pengarsipan yang akan menjamin satu aliran kerja yang mulus dan efisien dari dan ke departemen arsip.
2. Menggunakan alat fasilitas kerja, seperti rak arsip, rak sortir, pedoman arsip,  dan folder dengan label berwarna.
3. Jadwalkan pengumpulan dan pendistribusian material yang akan diarsip ke atau akan dikirimkan dari departemen pengarsipan.
4. Mengembangkan satu metode pentransferan data tidak aktif yang baik dari departemen pengarsipan dan jadwal yang praktis untuk pemeliharaan dan penghancuran data.
5. Mengunakan lemari arsip khusus, seperti  arsip peta dan arsip kupon, untuk kertas atau data yang tidak cocok dengan laci ukuran kuarto atau folio biasa.
6. Pertimbangkan pemikrofilman data sebagai penyimpan data pengganti dalam kasus transfer.
7. Mengembangkan manual pengarsipan untuk pelatihan pegawai dan pengontrolan pekerjaan pengarsipan.
8. Perkirakan secara cermat dan awasi jumlah pekerjaan yang harus diselesaikan di departemen pengarsipan.
9. Beli peralatan dan persediaan yang tahan lama.
10. Gunakan jasa ahli dari pembuat peralatan dan persediaan pengarsipan, disediakan orang yang tepat di firma sebagai bantuan dalam pemilihan peralatan tersebut dan untuk mengawasi penggunaannya setelah dipasang.
11. Pertimbangkan untuk menyewa ahli kontrol data yang akan menganalisa arsip untuk menentukan arsip kadaluarsa yang akan dibuang, mempertahankan arsip penting, dan yang tidak bermanfaat atau penting disimpan di suatu lokasi dimana mereka dapat disimpan dengan biaya murah.

Saran diatas dapat menunjukkan satu gambaran sempurna bagi seorang supervisor data dalam memeriksa pekerjaan dan  bagi manajer administrasi kantor dalam mengevaluasi fungsi manajemen data.

      Evaluasi Manajemen Data. Administrator manajemen data harus secara teratur menanyakan pertanyaan ini : seberapa baik program mencapai tujuannya? Jawaban dari pertanyaan ini dapat ditemukan melalui satu program evaluasi terencana. Satu aturan sepintas menganjurkan bahwa satu audit yang dilakukan paling sedikit dua tahun sekali untuk menjawab jenis pertanyaan yang ditunjukkan Gambar 9-5.

      Selama bertahun-tahun pedoman lain dibuat oleh manajer data untuk mengevaluasi efesiensi program data. Digambarkan sebagai rasio efisiensi, pedoman yang paling bermanfaat adalah :

1.      Rasio Referensi.

2.      Rasio Akurasi.

3.      Rasio Personel.

4.      Rasio Tata Letak Fisik.

5.      Rasio Biaya Kerja.

Teknik–teknik evaluasi ini memungkinkan untuk mengumpulkan laporan periodik terhadap volume data yang diterima dan dihancurkan; berapa banyak ruang data tersedia dan berapa biayanya; apa pola aktivitas referensi yang ditemukan; berapa banyak tempat arsip yang terisi dan tidak terisi yang tersedia; dan informasi lain seperti jumlah arsip yang dimusnahkan. Data jenis ini akan bermanfaat untuk perbaikan program manajemen data.

            Manual Manajemen Data. Program manajemen data yang lengkap memasukkan satu manual yang memformalisasi organisasi kontrol data dan semua prosedur kerjanya. Manual tersebut membantu memperbaiki tanggung jawab untuk melaksanakan program dan mengidentifikasi dan menugaskan semua tugas untuk melaksanakan program. Ia juga berguna untuk pelatihan pekerja baru dan untuk mensistemasikan dan menjelaskan kepada semua pekerja metode yang disetujui untuk pembuatan, penggunaan dan pembuangan data.

            Dalam perusahaan besar satu manual manajemen data yang lengkap dapat memuat : (1) tujuan, cakupan dan tanggung jawab program; (2)  penetapan tugas personel pada program; dan (3) area fungsional. Dalam perusahaan kecil prinsip kontrol yang sama ini dapat digabungkan dalam satu buku data kerja untuk digunakan oleh petugas arsip dan manajer kantor.

Manajemen Data Otomatis

            Di era komputer banyak informasi dicatat dalam bentuk magnetis pada pita, cakram dan tabung. Banyak data yang dibuat oleh sistem komputer kemudian dicetak dalam bentuk hardkopipada kertas dan oleh karena itu, dapat disimpan dan digunakan seperti data kertas lain. Peralatan khusus dibutuhkan untuk menyimpan pita magnetik dan cetakan komputer, tetapi peralatan ini sifatnya nonteknis dan dapat segera disediakan manager data. Gambar 9-6 menggambarkan peralatan ini.

            Di sisi lain, manajemen data otomatis bukan masalah sederhana. Ia membutuhkan pemahaman yang baik mengenai data yang dikodekan dengan kualitas khas juga sejumlah ciri umum yang data tersebut miliki bersama dengan dokumen kertas biasa. Untuk menjaga dan mengontrol data pada data otomatis biasanya dua pita magnetik – asli dan salinan – dibutuhkan dan diarsip secara manual dengan satu nama atau nomor kontrol. Akurasi dari data disediakan dengan sejumlah cara : (1) dengan pengecekan internal komputer; (2) dengan secara cermat mengetes program komputer; dan (3) dengan memeriksa akurasi dan kelengkapan data sebelum mereka masuk sistem komputer.

            Seiring berjalannya waktu semakin banyak data yang akan disimpan dalam bentuk “tidak terlihat”, sehingga memerlukan kerjasama erat diantara manajer data, petugas sistem, dan manajer pengolahan data dan departemen operasional.

            Jenis data lain, bentuk mikro, juga harus diperhatikan. Seluruh keluarga data ini, merentang dari data mikrofilm manual sampai output mikrofilm komputer semakin penting dan banyak digunakan dari tahun ke tahun.

PEMBUATAN DATA

            Semua orang di perusahaan, dari petugas arsip sampai presiden perusahaan, mengunakan data dan memiliki peran dalam pembuatannya. Jika tidak ada program pengontrol, data akan terus bertambah dan segera menyumbat saluran komunikasi firma. Karena alasan ini program manajemen data dimulai dari pembuatan data. Pembuatan data, oleh karena itu, satu program pemeliharaan preventif yang dibuat berdasarkan jawaban jujur dari pertanyaan berikut :

1. Siapa yang boleh membuat data antar departemen? Umumnya semua pegawai dapat membuat data, tetapi hanya mereka yang bertanggung jawab atas aliran informasi antar departemen yang boleh membuat data antar departemen.
2. Kapan dan dimana data dibuat? Pekerja di semua kantor boleh membuat data jika ada kebutuhan.
3. Bagaimana data dibuat? Data dibuat dengan tangan atau mesin
4. Mengapa data dibuat? Data mengirim dan menyimpan informasi yang dibutuhkan.
5. Bagaimana pembuatan data dapat dikontrol? Pembuatan dapat dikontrol melalui satu persetujuan pengguna dari semua data kunci.

PENYIMPANAN INFORMASI DAN DATA

            Dengan perhatian saat ini yang diberikan pada komputer dan alat penyimpanan magnetik, kelihatannya era lemari arsip telah berakhir. Tapi diperusahaan kecil dan besar sejenis, sistem pengarsipan manual terus menyediakan jasa penyimpanan maksimum dalam sistem data.

            Pengalaman menunjukkan secara jelas bahwa sistem pengarsipan kantor tidak bisa mengatur dirinya sendiri, meskipun telah diorganisasi dengan sangat baik. Sebaliknya, manajemennya membutuhkan perhatian yang sungguh-sungguh yang diberikan pada banyak faktor administrasi.

Sistem Pengarsipan

Akses yang cepat pada semua jenis data yang disimpan dipastikan dengan sistem pengarsipan yang efektif, pengertian sistem pengarsipan merujuk pada prosedur dan metode yang digunakan untuk mengklasifikasi, menyusun atau menyortir, dan menyimpan data untuk kemampuan untuk diakses secara cepat ketika dibutuhkan. Sistemnya ada dua alfabet dan numeris, masing–masing dapat dibagi lagi sebagai berikut :

1. Sistem Alfabet
2. Sistem Numeris

1.  
   1. Pengarsipan korespondensi. ( berdasarkan nama)
   2. Pengarsipan geografis.
   3. Pengarsipan subyek.

1.  
   1. Pengarsipan Numeris.
   2. Pengarsipan Kronologis.

banyak firma mengunakan kedua sistem ini, masing masing memiliki pilihan yang spesifik tipe fungsi penyimpanan data.

Organisasi Arsip

Kebutuhan penyimpanan data berbeda antar kantor, tergantung pada jumlah staf kantor, jenis pekerjaan bisnis, dan faktor seperti persaingan dan peraturan dan pengawasan pemerintah. Dua jenis arsip organisasi yang biasa ditemukan di kantor : pengarsipan tersebar dan pengarsipan terpusat

Pengarsipan Tersebar. Berdasarkan rencana pengarsipan tersebar, setiap divisi kantor mempertahankan sistem dan peralatan pengarsipanya sendiri; dan pekerjaannya dilakukan oleh satu atau lebih pegawai yang mungkin memiliki pekerjaan kantor lain. Pengaturan ini sering berakibat pada penggandaan peralatan yang tidak dibutuhkan; personel melakukan pengarsipan dengan tidak efisien karena juga mengerjakan pekerjaan lain; kemungkinan sistem pengarsipan yang membingungkan, karena sistem pengarsipan suatu departemen mungkin berbeda sama sekali atau tidak konsisten dengan sistem pengarsipan departemen lain.

Alasan menggunakan sistem pengarsipan tersebar adalah :

1. Materi arsip yang bersifat rahasia disarankan dijauhkan dari mayoritas pegawai.
2. Penundaan yang tidak perlu dalam mendapatkan kertas dari departemen pemusatan dihindari.
3. Kertas yang diarsipkan tidak dibutuhkan departemen lain.

Pengarsipan Terpusat. Alasan utama pengarsipan terpusat adalah bahwa data mengenai nilai umum seluruh perusahaan harus dibagi dan maka disimpan dan dikontrol oleh satu departemen terpusat. Lokasi dan kontrol terpusat memberikan keuntungan berikut :

1. Pemeliharaan dan penyaluran data dipermudah dan dengan demikian satu program manajemen data dikembangkan
2. Tanggung jawab arsip diberikan pada seorang ahli, dan efisiensi personil secara keseluruhan tercapai.
3. Penggandaan peralatan, persediaan dan data yang tidak perlu dapat dihilangkan dan semakin sedikit uang yang dihamburkan karena praktek pembelian yang lemah dan penelusuran alat dan persediaan yang tidak terkontrol.
4. Semua data yang berhubungan disimpan bersama yang mengakhiri kebingungan yang disebabkan kehilangan data.

Ketika firma membesar ukurannya dan volume informasi yang akan diproses dan disimpan meningkat, ada kecenderungan untuk memusatkan manajemen data dan pekerjaan pengarsipan. Namun, bahkan dimana sistem pengarsipan terpusat ditemukan sejumlah pekerjaan mungkin tersebar.

            Pengarsipan Jaringan. Satu bentuk “kompromi” organisasi arsip muncul dalam perusahaan besar. Perencanaan ini disebut pengarsipan jaringan, mengizinkan arsip departemen dilokasikan dalam setiap departemen dengan kontrol terpusat manajemen data tetap berada di departemen manajemen.

            Manajer administrasi kantor harus menimbang secara cermat kelebihan dan kekurangan dari sejumlah perencanaan pengarsipan. Data yang akan diarsip perdepartemen harus diminimumkan dan jika mungkin, diarsipkan hanya secara sementara dalam pengarsipan departemen.

Peralatan Dan Persediaan Pengarsipan

            Ketika akan membeli peralatan dan persediaan pengarsipan, manajer kantor menghadapi sangat banyak sumber penyedia dan model serta merek.

            Dalam pemilihan peralatan pengarsipan, manajer pertama-tama harus mempertimbangkan tujuan penggunaan alat tersebut dan kemudian penghematan yang mungkin dihasilkan melalui standarisasi peralatan dan persediaan. Faktor lain yang harus dikaji manajer sebelum melakukan investasi peralatan pengarsipan adalah : (1) jenis dan ukuran data; (2) pilihan manajerial mengenai permintaan informasi; (3) penampilan, disain, hemat tempat, dan daya tahan alat; (4) kemampuannya dalam menghemat waktu pekerja.

            Peralatan pengarsipan dapat diklasifikasikan sebagai berikut : (1) vertikal, (2) horisontal, (3) kartu terlihat, (4) kartu berputar, dan (5) mobil.

            Arsip Vertikal. Dalam arsip vertikal, kertas diarsip pada pinggir dengan cara yang ramping dan dapat diakses. Lemari arsip dengan satu sampai enam laci adalah jenis Arsip vertikal yang paling umum dimana kartu dan dokumen yang lebih besar, seperti surat dan memo disimpan. Gambar 9-8 mengilustrasikan bagaimana penelusuran ruang lantai yang lebih baik dapat dicapai dengan peningkatan jumlah laci arsip dan pada saat yang sama penurunan jumlah ruang lantai yang dibutuhkan untuk jumlah arsip tertentu. Juga semakin sedikit langkah dan posisi membungkuk yang dilakukan petugas arsip, dan sebagai hasilnya pekerjaan pengarsipan diselesaikan semakin cepat dan mudah.

            Dalam pengarsipan rak terbuka, folder diatur pada rak untuk mengizinkan penglihatan tidak terbatas, kepadatan yang tinggi, akses yang lebih cepat ke data dibanding lemari arsip sebenarnya.

            Pengarsipan rak terbuka jauh lebih rapi dan umumnya lebih murah dibanding pengarsipan lemari.

            Arsip vertikal lain termasuk lemari gulung atau laci samping dimana laci digulung dari samping, jadi pengeksposan semua data yang disimpan dalam setengah ruang lorong  yang dibutuhkan laci lemari; lemari ayun dimana laci diayun kesamping juga membutuhkan sedikit ruang lantai.

            Arsip Horizontal. Peralatan pengarsipan horisontal digunakan untuk menyimpan kertas atau data, seperti peta dan lukisan, dalam posisi rata. Sering, alat pengarsipan horisontal disain meja tinggi dibeli sehingga, tanpa ada biaya ekstra, juga berfungsi sebagai satu area kerja meja tinggi.

            Arsip Kartu Terlihat. Arsip kartu terlihat mengizinkan penglihatan lengkap data referensi kunci (nama, nomor rekening, nomor telepon, sebagai contoh) dicatat pada pinggir setiap kartu. Kecepatan penempatan kartu dan entrinya menjadi pembenar penggunaan dan biaya peralatan ini. Arsip terlihat tersedia dalam bentuk nampan yang berbaring datar secara horisontal dalam satu lemari, pada rak putar, atau dalam penjilid buku bolak-balik.

            Arsip Kartu Putar. Arsip kartu putar data berputar dari pusat yang sama, dan dokumen dapat dipindahkan atau ditambahkan dengan memutar arsip ketempat yang diinginkan.

            Arsip Bergerak. Peralatan arsip bergerak didisain untuk sistem data aktif yang sangat besar. Tempat arsip bergerak ditunjukkan dalam Gambar 9-7 menyediakan tempat kerja meja-kursi untuk petugas pengarsipan dengan akses ke semua divisi dalam sebuah arsip dengan memundurkan dan memajukan pada jalur tempat kerja. Peralatan ini menerapkan prinsip keahlian tekhnik yang membuat pekerjaan lebih efisien dan tidak melelahkan karena mendatangkan pekerjaan ke pekerja bukan pekerja ke pekerjaan.

Evaluasi Peralatan Pengarsipan

Efisiensi pekerja bergantung pada peralatan dan alat yang tersedia untuk digunakan. Karena fakta ini satu tujuan penilaian peralatan pengarsipan yang digunakan harus dibuat sebagai salah satu alat pengukur efisiensi suatu departemen pengarsipan. Manajer data dari satu firma besar merekomendasikan bahwa setiap evaluasi menyeluruh peralatan pengarsipan harus meliputi komponen berikut :

1. Waktu, termasuk analisa gerakan dan waktu untuk membandingkan manfaat pengarsipan rak terbuka dengan pengarsipa laci konvensional
   1. Metode, seperti pengaruh peralatan pada gaya kerja
   2. Peralatan, terutama penerapan mesin dan peralatan yang tepat
   3. Uang, berkaitan ekonomi biaya dan pekerjaan peralatan
   4. Material, seperti pembelian folder dan pedoman yang kuat, dan dapat digunakan kembali.
   5. Faktor-faktor lain, seperti selalu menyimpan informasi muktahir mengenai pasar peralatan pengarsipan.

PENELUSURAN INFORMASI DAN DATA

            Penelusuran, merujuk pada proses penempatan informasi tersimpan, salah satu fase kontrol data yang penting. Prosedur yang spesifik untuk penelusuran dokumen dan informasi beragam tingkat pada setiap kantor. Namun, dalam kasus manapun langkah yang harus diikuti untuk penelusuran data ditunjukkan dalam Gambar 9-9.

Metode Penelusuran Manual

            Berdasarkan metode penelusuran manual, pekerja datang ke lemari penyimpan dan mengeluarkan dokumen yang diinginkan. Sistem ini sederhana dalam teori tetapi sering sulit dilakukan.

            Seringkali, index manual arsip dibuat untuk membantu menemukan informasi yang diarsip ketika pengguna meminta satu data pada satu basis berbeda. Ketika data pegawai diminta, ada satu kebutuhan akan satu index duplikasi arsip nama pegawai yang di referensi silang dengan nomor jaminan sosial mereka.

Metode Penelusuran Mesin

            Dalam sistem penelusuran mesin, orang biasanya membuat rencana dan mengorganisasi sistem penelusuran, dan mesin melaksanakan operasi pencarian. Eksekutif kantor, menghadapi meningkatnya kebutuhan untuk mengurangi waktu pengolahan informasi, waktu pengeluaran informasi dan biaya ruang, berpaling kepada penelusuran mesin untuk menyelesaikan banyak masalah informasi.

            Untuk memahami mesin penelusuran kembali informasi, harus diingat bahwa dalam sistem otomatis data dapat disimpan dalam bentuk kode pada kartu berlubang untuk digunakan dalam mesin kartu berlubang, dalam komputer, dan dalam pita dan disket penyimpan dari sistem komputer.

Penelusuran dengan Mesin Kartu berlubang. Setiap kartu berlubang biasanya memuat informasi mengenai hanya satu unit atau item yang nampak pada dokumen sumber (disebutprinsip rekaman-unit). Karena itu, sejumlah besar kartu harus dilubangi dan hasilnya arsip yang banyak. Kartu waktu penggajian, kartu penjualan produk, kartu penerimaan rekening adalah contoh umum arsip tersebut, yang merupakan data input pada sistem komputer.

Penelusuran dengan Komputer. Sistem komputer menyimpan informasi secara internal dan eksternal. Secara internal, data disimpan dalam tabung magnetik, inti magnetik dan disket magnetik. Secara eksternal, tetapi terhubung dengan komputer adalah alat penyimpanan lain, seperti pita magnetik, pita kertas, dan mesin kartu berlubang. Walaupun komputer dapat menyimpan informasi secara internal atau eksternal, ia juga harus memiliki kemampuan untuk menemukan apa yang telah disimpan. Untuk melakukan hal ini dibutuhkan program penelusuran yang tepat yang menginstruksikan komputer bagaimana menelusuri kumpulan data yang dapat dibaca mesin.

Fasilitas komunikasi data modern meliputi terminal keyboard-mesin tik yang digunakan seorang individu menelusuri informasi dari sebuah file komputer. Untuk melakukannya dibutuhkan pengetahuan prosedur pengkodean yang cukup juga pemograman dan persyaratan penyimpanan untuk sistem yang dipertanyakan. Penelusuran cepat, tetapi biaya mengambil data dari penyimpanan komputer tinggi dan membutuhkan jasa analis dan programer sistem yang ahli.

Sistem Penelusuran Lanjutan. Penemuan untuk meningkatkan cara penelusuran informasi dari arsip terus muncul, muncul masing-masing dari ahli ilmu perpustakaan dan komputer. Salah satu pengembangan berpendapat bahawa data dapat di indekskan dan diringkas atas dasar jumlah kata yang dikandungnya. Jika kata-kata kunci itu benar-benar mewakili dan menggambarkan isi data, mereka dapat bekerja sebagai wahana untuk penyimpanan dan lokasi informasi.

Kata kunci dalam konteks  (KWIC) sistem pengindeksan ditunjukkan Gambar 9-10 adalah contoh sistem penelusuran baru. Penelusuran dapat dicapai secara cepat dengan menggunakan angka yang disematkan pada data terdaftar.

PEMELIHARAAN DATA

Program pemeliharaan data adalah data instruksi manajer untuk memerangi penyakit serius penimbunan kertas. Pemeliharaan data melibatkan survei semua data yang ada, pengembangan jadwal penyimpanan data, dan transfer sistematis dari arsip yang aktif ke penyimpanan arsip tidak aktif atau pembuangan arsip yang tidak dibutuhkan lagi.

Survey Data

            Sebelum kontrol firma dapat dipertahankan terhadap sistem data, manajer kantor atau data harus diinformasikan dengan baik semua data firma, terutama dokumen penting yang bekerja dalam saluran antar departemen. Untuk mempertahankan kontrol data manajer harus mensurvei semua data kunci, dengan mengirimkan daftar pertanyaan ke semua departemen atau meminta salinan data mereka, atau lebih disukai mengunjungi masing-masing departemen. Dengan memiliki informasi ini, manajer kemudian dapat membuat jadwal pemeliharaan data.

Jadwal Pemeliharaan Data

            Kebijakan yang jelas harus dikembangkan dan diikuti dengan pemeliharaan material dalam arsip, kertas mikrofilm, dalam penempatan material dalam ruangan di pusat data dan dalam penghancuran data. Jadwal pemeliharaan sering melibatkan top manajemen dan departemen akuntansi dan hukum dalam kombinasi dengan kepala departemen yang memegang data. Dalam kantor sedang dan menengah, top manajemen biasanya bertanggung jawab untuk menyetujui jadwal pemeliharaan data.

            Sebelum jadwal pemeliharaan data dikembangkan, perusahaan harus mengklasifikasikan data mereka dalam satu dari empat cara :  vital, penting, bermanfaat, dan tidak perlu. Data yang dianggap vital atau penting harus disimpan selamanya, yang dianggap bermanfaat bisa disimpan beberapa tahun; dan data yang tidak perlu dihancurkan.

            Salah satu jadwal yang disarankan untuk pemeliharaan data bisnis ditampilkan pada Gambar 9-11.

PENEMPATAN DATA

            Fase terakhir dalam siklus kontrol data, penempatan, melibatkan dua jenis data : data tidak aktif yang mungkin tidak dihancurkan dan ditransfer ke penyimpanan biaya rendah dan data lain yang tidak dibutuhkan lagi dihancurkan.

Pentransferan Data Tidak Aktif

            Keputusan untuk mentransfer data ke penyimpanan tidak aktif harus melibatkan petugas pusat data dan anggota setiap departemen yang bertanggung jawab terhadap data tersebut. sejumlah praktek pentransferan tersedia, tergantung pada sifat pekerjaan data.

            Praktek transfer tersebut, disebut metode periodik mengharuskan material arsip diperiksa pada interval tetap enam bulan atau satu tahun; dan semua material yang dianggap tidak aktif kemudian ditempatkan dalam kotak data murah dan dikirim ke penyimpanan tidak aktif.

            Metode peralatan pengganda, salah satu jenis metode periodik, material tahun lalu disimpan dalam lemari arsip tidak aktif diletakkan disebelah lemari arsip aktif. Walaupun metode ini mahal peralatan yang dibutuhkan, tetapi sangat efisien.

            Pada metode kontinu atau perpetual; data ditransfer ke arsip tidak aktif setelah waktu tertentu atau ketika dianggap tidak diperlukan. Metode ini bekerja baik pada arsip kasus di kantor hukum, arsip konsumen di perusahaan real estate, atau arsip kerja di perusahaan konstruksi dimana penyelesaian kerja biasanya berarti  berkurangnya perujukan terhadap arsip. Pada jenis perusahaan lain, metode kontinu dapat dianggap tidak efisien.

Menyimpan Data Tidak Aktif

            Di firma kecil material yang ditransfer harus disimpan dilokasi kantor yang tidak terlalu dibutuhkan. Tempat arsip tidak aktif harus murah namun konstruksinya tahan lama, biasanya papan fiber dan disimpan dalam suatu urutan sehingga informasi yang dibutuhkan dapat dicari dengan cepat.

            Dalam kantor yang lebih besar sebuah pusat data atau arsip sering digunakan untuk menyimpan data tidak aktif dari semua departemen. Dengan tersedianya fasilitas ini, petugas data secara periodik mentransfer isi lemari arsip ke penyimpanan tidak aktif pada rak besi yang mencapai langit-langit di pusat data.

            Daripada membuat unit pengarsipan sendiri sejumlah firma lebih memilih menggunakan pusat data komersial yang menawarkan beragam jasa dengan biaya penyimpanan per data yang rendah.

Penjagaan Data Vital

            Informasi yang disimpan dalam arsip firma memiliki nilai seperti aset lain dan harus dijaga dengan hati-hati. Ketika data akurat mengenai konsumen, kreditor, invetory dan sumber persediaan perusahaan hilang karena kebakaran, pencurian dan sejumlah bencana alam, terhentinya bisnis mungkin untuk terjadi.

            Sebagai satu perlindungan dari bencana eksekutif bisnis mengasuransikan hartanya, termasuk data bisnis, terhadap resiko kerugian. Namun, informasi adalah aset unik dan sulit dan tidak memiliki perlindungan terhadap kehilangan informasi yang ada pada data. Oleh karena itu, pengukuran luarbiasa, sebagian digambarkan dibahwa ini, harus dilakukan untuk melindungi data vital ini:

1. Tempat khusus anti api untuk menyimpan arsip, lemari penyimpanan dan lemari pengaman baik gedung rusak atau tidak.
2. Penyebaran termasuk mengirimkan data vital kelokasi yang jauh dari bisnis
3. Penggandaan membahas penggandaan dokumen vital sehingga salinannya dapat disimpan jauh dari data asli.
4. Peraturan standar kebakaran tidak mengizinkan merokok disekitar komputer, menjauhkan material mudah terbakar dari area penyimpanan dan memastikan pintu ruang penyimpanan tertutup ketika tidak digunakan.

 Setiap tahun data yang disimpan yang tidak dibutuhkan harus dihancurkan. Manajer departemen harus diingatkan material apa yang akan dihancurkan berkaitan dengan jadwal pemeliharaan data. Untuk mencegah kesalahan dalam penghancuran data yang masih bermanfaat, formulir otorisasi yang ditandatangani manajer departemen harus digunakan dan disimpan dalam pusat data sebagai bukti penyisihan akhir data. Dalam kantor, penghancur kertas sering digunakan untuk menghancurkan data. Dokumen juga dapat dikirim ke perusahaan kertas lokal untuk didaur ulang jika informasi dalam data tidak bersifat rahasia.